Regulamin wystawców

Regulamin Wystawców RYBCON 2025

§1 Informacje podstawowe

  1. Organizatorem imprezy RYBCON 2025 odbywającej się w dniach 31 maj – 1 czerwca 2025 r. w Hali Widowiskowo-Sportowej w Rybniku dzielnica Boguszowice ul. Jastrzębska 3b jest
    firma BORA Bogusław Rakowski ze swoją siedzibą w Radlinie, nazywana dalej Organizatorem.
  2. Zgłoszenia na Wystawcę odbywać się będą poprzez formularz zgłoszeniowy znajdujący się: https://rybcon.pl.
  3. Zgłoszenia na Wystawców będą przyjmowane w dniach od 21.04.2025 do 18.05.2025 roku. Organizator zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu przyjmowania zgłoszeń.
  4. Każdy Wystawca w momencie wysłania zgłoszenia akceptuję Regulamin Wystawców. W trakcie trwania imprezy Rybcon 2025 każdy Wystawca będzie zobligowany do pisemnego potwierdzenia, że zapoznał się z treścią Regulaminu.

§2 Zgłaszanie stoisk

  1. Po wysłaniu zgłoszenia każdy z Wystawców zostanie poinformowany drogą mailową o przyjęciu zgłoszenia przez Organizatora. Samo przyjęcie zgłoszenia nie oznacza pozytywnego zatwierdzenia wniosku.
  2. Informacje o pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu wniosku zostaną przesłane na wskazany we wniosku adres e-mail. Decyzja Organizatora zostanie wydana do 22 Maja 2025 roku.
  3. Koszt wynajęcia przestrzeni,  ławki i dodatkowych rzeczy znajduje się w naszym cenniku pod linkiem: https://drive.google.com/file/d/1Thlg0UN32qUC8xAFjV3kJ722ACB1YeTo/view?usp=sharing.
  4. Istnieje możliwość wystawienia faktury (BEZ VAT) za stoisko, po wcześniejszym poinformowaniu Organizatora w formularzu zgłoszeniowym.
  5. Opłatę za stoisko należy uiścić przelewem bankowym do 7 dni, liczonych od dnia otrzymania faktury przez Organizatora.
  6. Wszelkie prośby o zmianę terminu płatności za stoisko należy koniecznie zawrzeć w ramach informacji dodatkowych do zgłoszenia. Takie szczególne przypadki Organizator będzie rozpatrywał indywidualnie.
  7. Wystawca ma obowiązek starannie i szczegółowo wypełnić formularz zgłoszeniowy. Pominięcie istotnych kwestii może skutkować brakiem możliwości zapewnienia przestrzeni wystawowej z czego Organizator będzie całkowicie zwolniony z odpowiedzialności.
  8. Definiowanie rodzaju stoiska:
    1. Handlowe / firmowe (Przedsiębiorstwa):
      1. Status: Zarejestrowana działalność (NIP, REGON).
      2. Jeśli oferowane są także inne produkty (np. gadżety z komercyjnymi grafikami/drukami 3D, towary odsprzedawane).
    2. Wystawcy Rękodzieła / Hobby:
      1. Status: Często osoby prywatne bez zarejestrowanej działalności lub mała, nieformalna działalność.
      2. Skala: Mała, oparta na indywidualnej twórczości, unikatowe wyroby.
      3. Cel: Dzielenie się pasją, sprzedaż unikatów, kontakty z innymi pasjonatami.
      4. Oferta: Tylko ręcznie wytworzone, unikatowe wyroby artystyczne (np. biżuteria, ubrania szyte ręcznie, rysunki, scrapbooking, ręcznie szyte maskotki, autorskie wydruki 3D).
  9. W ramach informacji dodatkowych Wystawca może zawrzeć informacje dotyczące preferowanej przez siebie przestrzeni wystawowej  (sąsiedztwo innych wystawców itp.).
  10. Wystawcy handlowi mają obowiązek zaznaczyć, które towary na ich stoisku zostały wytworzone z użyciem sztucznej inteligencji (AI), tak aby klient przed zakupem miał możliwość zapoznania się z tą informacją.
  11. W formularzu zgłoszeniowym Wystawca jest zobowiązany do podania prawdziwych danych osób, które będą pracowały na stoisku w czasie trwania imprezy.
  12. Wszystkie wnioski oraz problemy w trakcie imprezy Wystawcy będą mogli zgłaszać do Organizatora ds. Wystawców.
  13. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wynajmu stoiska Wystawcy bez podawania przyczyny.
  14. Pierwszeństwo w przyjęciu zgłaszanych stoisk mają firmy objęte współpracą medialną, sponsorzy, jak i indywidualnie zaproszone stoiska.
  15. Każdy Wystawca ma obowiązek przestrzegać Regulaminu Imprezy jak i Regulaminu Wystawcy. Zachowanie niezgodne z zasadami imprezy może skutkować wydaleniem z jej terenu.
  16. O miejscu, w którym znajdować się będzie stoisko, decyduje Organizator i nie podlega ono zmianie. Zabrania się także zamieniania miejscami z innymi Wystawcami bez wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z Organizatorem.
  17. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca modułu Wystawcy na imprezie w razie, gdy zajdzie taka potrzeba organizacyjna.
  18. Organizator może zaproponować w przypadku dużej liczby zgłoszeń przyjęcie Wystawcy na listę rezerwową. Można też samemu wyrazić chęć bycia wpisanym na taką listę w formularzu zgłoszeniowym.
  19. Wystawcy z listy rezerwowej otrzymają wiadomość o potencjalnej możliwości sprzedaży na imprezie, drogą mailową w celu uzgodnienia szczegółów.
  20. Wystawca może wystawiać towar i wyposażenie tylko w obrębie wynajętego miejsca.
  21. Wszelka chęć rozkładania półek, wieszaków oraz dodatkowego asortymentu poza obrębem wynajętej przestrzeni należy zgłosić Organizatorowi wraz z ich wymiarami w formularzu zgłoszeniowym. Inaczej istnieje duże prawdopodobieństwo, że na miejscu może nie być przewidziana dla nich przestrzeń i nie będzie możliwości ich rozstawienia.
  22. Wystawcy zgłaszający punkt gastronomiczny, w którym będą przygotowywać jedzenie na miejscu (smażyć lub gotować), otrzymają miejsce na zewnątrz hali. Będą mogli tam postawić swój namiot lub food truck, ponieważ zarządca hali nie wyraża zgody na przygotowywanie posiłków wewnątrz budynku.  
  23. Wszystkie dodatkowe elementy stoiska takie jak regały, stelaże, standy, namioty i innego rodzaju wyposażenie należy wymienić w formularzu dodatkowym i poinformować o nim Organizatora ds. Wystawców.
  24. Jeżeli Wystawca pragnie przywieźć własne stoły należy o tym poinformować Organizację w formularzu i uzgodnić szczegóły indywidualnie drogą mailową. Jest to konieczne do poprawnego rozmieszczenia wszystkich stoisk.

§3 Rozstawianie stoisk i sprzedaż na imprezie 

  1. W momencie pojawienia się na terenie imprezy, wszyscy Wystawcy zobligowani są do przejścia przez proces akredytacyjny, w którego trakcie potwierdzona zostanie ich tożsamość.
  2. Każdy Wystawca ma obowiązek podpisać oświadczenia o posiadaniu przez niego zaświadczenia o niekaralności, który uzyskać można po złożeniu wniosku w Krajowym Rejestrze Karnym (KRK).
  3. Każdy Wystawca jest zobowiązany do podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, który zostanie mu przedstawiony przez Organizatora.
  4. Wystawca zobowiązany jest przestrzegać przepisów BHP i PPOŻ.
  5. Organizator nie bierze odpowiedzialności za brak kasy fiskalnej lub status prawny sprzedaży prowadzonej przez Wystawców na imprezie.
  6. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa, w szczególności prawa dotyczącego działalności gospodarczej, artystycznej oraz praw autorskich.
  7. Obowiązki wynikające z przepisów prawa są obowiązkami Wystawcy, Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich niedopełnienie.
  8. Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar Wystawców pozostawiony bez opieki lub nadesłany kurierem oraz nie pokrywa kosztów związanych z zaginionym lub zniszczonym towarem.
  9. Wystawca zobowiązuje się do rozłożenie stoiska w sobotę 31 maja do godziny 7:00 do 12:00 i przebywania na nim w godzinach 12:00 – 20:00 tego dnia, oraz rozłożenie stoiska w niedzielę 1 czerwca od 8:00 do 9:00 i przebywania na nim w godzinach 9:00 – 17:00. Po tym czasie wystawcy mają obowiązek uprzątnięcia stoiska do godziny 21:00. Po przekroczeniu tego czasu będzie nałożona kara w wysokości 100zł za każdy rozpoczęty kwadrans.
  10. W nocy z soboty na niedzielę Hala będzie zamykana na noc od 21:00 i otwierana o 8:00. Punkty gastro na zewnątrz hali (namioty i food trucki)  powinny zostać zabezpieczone na noc przez wystawców.
  11. Chęć szybszego opuszczenia imprezy należy wcześniej zgłosić Organizatorowi. Jeśli wyniknie taka konieczność na imprezie – należy o tym fakcie także powiadomić.
  12. Opuścić teren imprezy Wystawcy będą mogli dopiero po wcześniejszym dopełnieniu wszystkich formalności.
  13. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zniszczenia bądź kradzieże mające miejsce na terenie stoisk i nie pokrywają kosztów związanych ze skradzionym lub zaginionym towarem.
  14. W sytuacji, gdy Organizator będzie świadkiem kradzieży, agresywnego zachowania lub zniszczenia towaru Wystawców – zobowiązuje się on wyciągnąć odpowiednie konsekwencje wobec osób sprawiających problemy.
  15. Wystawcy mają obowiązek utrzymywania czystości na stoisku przez cały okres trwania imprezy oraz pozostawienia w czystości swojego stanowiska po zakończeniu sprzedaży. W przypadku pozostawienia po sobie śmieci, kartonów itp. Wystawca zostanie obciążony kosztami sprzątania i utylizacji pozostawionych po sobie przedmiotów.
  16. Na terenie stoiska obowiązuje zakaz sprzedaży:
    1. alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek,
    2. broni palnej, replik ASG i broni białej,
    3. wszelkich produktów z nieautoryzowanymi grafikami,
    4. całkowity zakaz sprzedaży napojów energetycznych
    5. pirackich kopii gier, filmów i oprogramowania,
    6. produktów propagujących hejt, nienawiść, ustroje totalitarne oraz znaki zakazane prawnie (swastyka, sierp, młot itp.)
    7. słodyczy oraz przekąsek poza stoiskami wyznaczonymi, mającymi indywidualne zezwolenie na to uzyskane od organizatorów
    8. produktów zawierających treści przeznaczone tylko dla osób dorosłych (w tym: ahegao, hentai itp.),
    9. produktów szeroko uznawanych za obelżywe
  17. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzedaż nie licencjonowanych produktów przez Wystawców w czasie i na terenie wydarzenia.
  18. W przypadku gdy Wystawca łamie regulamin, Organizator ma prawo do wydalenia go z terenu imprezy bez zwrotu kosztów wynajmu przestrzeni wystawowej.
  19. W przypadku produktów budzących kontrowersje, bądź wątpliwości – decyzja odnośnie możliwości lub zaprzestania sprzedaży danego produktu ostatecznie należy do Organizatora.
  20. Wystawca zobowiązany jest do wypisania głównych towarów, które zamierza sprzedawać w formularzu zgłoszeniowym. Nie wypisanie ich może skutkować wyproszeniem Wystawcy z imprezy przez Organizatora lub też na polecenie Organizatora ma on obowiązek bezwzględnego zaprzestania sprzedaży konkretnego rodzaju przedmiotów nie wypisanych wcześniej w formularzu.
  21. Wystawcy mają absolutny zakaz naklejania czegokolwiek na ścianach. W razie uszkodzeń Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność i koszty naprawy uszkodzonej ściany. To samo tyczy się podłóg, stołów wynajętych oraz wypożyczonych krzeseł.
  22. Zakazuje się Wystawcom pozostawiania pojazdów w miejscach ograniczających wjazd na parking lub przed samym wejściem na imprezę.
  23. Organizator zapewniamy miejsce parkingowe dla wystawców które jest płatne 50zł na całą imprezę fakt ten trzeba zgłosić w formularzu.
  24. Wystawcy mają obowiązek po zaparkowaniu na terenie, umiejscowienia za wycieraczką kartki z nazwą stoiska oraz numerem kontaktowym – jest to ważne, ponieważ w przypadku gdy samochód trzeba będzie przestawić – będziemy wiedzieć z kim się skontaktować.
  25. Zabrania się Wystawcy umieszczania reklam, ogłoszeń, plakatów, ulotek itp. na terenie całej imprezy bez uzgodnienia tego faktu z Organizatorem.
  26. Istnieje możliwość umieszczania materiałów reklamowych i promocyjnych za dodatkową opłatą. W tej sprawie prosimy o kontakt poprzez maila: rybcon.wystawca@gmail.com .
  27. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu przed imprezą.
  28. Wystawców niepełnoletnich obowiązuje zgoda opiekuna prawnego.
  29. Jeden Wystawca może zgłosić tylko jedno stoisko. Nie ma możliwość indywidualnego wydzielenia przestrzeni wystawowej podmiotom trzecim.
  30. Na terenie imprezy mogą prowadzić sprzedaż tylko podmioty, które uzyskały na to zgodę od Organizatora.
  31. Każdy Wystawca ma obowiązek przedstawić listę pracowników pracujących na jego stoisku w formularzu zgłoszeniowym albo przesłać ją drogą e-mailową najpóźniej do dnia 29 maja 2025 roku.
  32. Wystawca ma prawo do wycofania swojego wniosku o przyjęcie na imprezę. Może on to zrobić drogą mailową najpóźniej do dnia 25 maja  2025 roku.
  33. Wystawca ma prawo zrezygnować z udziału w imprezie i otrzymać zwrot kosztów do dnia 25 maja 2025 roku. Po tym dniu wszystkie zgłoszenia będą akceptowane jednak zwrot kosztów będzie rozpatrywany indywidualnie przez Organizatora.
  34. Jeżeli Wystawca nie weźmie udziału w imprezie i nie zgłosi tego faktu Organizatorowi, nie ma on prawa żądać zwrotu kosztów za wynajętą przestrzeń wystawową.
  35. Rezerwacja stoiska jest równoznaczna z akceptacją Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu imprezy.
  36. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji wynikających z jego nieprzestrzegania. Wystawcy nieprzestrzegający regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięci z terenu imprezy.
  37. W razie odwołania lub nieodbycia się imprezy Wystawcy otrzymają zwrot w ciągu 14 dni roboczych na podany przez siebie numer konta.
  38. W przypadku przesunięcia daty wydarzenia także będzie możliwy takowy zwrot lub pozostanie w identycznej, uzgodnionej wcześniej formie Wystawcy na nowy termin bez zwrotu kosztów za stoisko.
  39. Dodatkowe warunki wynajmu stoiska nieuwzględnione w regulaminie omawiane są indywidualnie z Organizatorami.
  40. Organizator ma prawo wyprosić Wystawcę z terenu imprezy i wymagać od niego niezwłocznego zaprzestania sprzedaży w przypadku naruszenia lub próby obejścia któregokolwiek z punktów regulaminu.

Wszelkie pytania związane z Wystawcami kierować na adres: rybcon.wystawca@gmail.com